【職場生活】流程是為了更好的不出漏

到了這間公司之後,我才發現原來每間公司的倉管文化真的可以差這麼多。


可能是因為我上一間公司的倉管實在太嚴謹了,所有流程、單據、責任都分得很清楚,所以到了現在這間公司,我常常有一種「這樣也可以?」的衝擊感。


像我們有四聯備料單,一聯給採購,剩下三聯交給倉庫備料,備好料之後倉庫留一聯,司機帶兩聯出去給廠商簽收,簽回來之後一聯留給廠商、一聯再回到生管手上,照理來說,這整套流程應該很順,每一張單據都有它存在的意義。


但真正讓人頭痛的不是流程,而是執行的人,倉庫那邊的單據沒有按照廠商、車趟或出車時間去分類,全部混在一起。採購安排好車趟之後,我把備料單交給倉管,結果倉管也沒有辦法很明確地跟司機說哪一批要上車、哪一批送去哪裡,最後反而變成採購還要跑去跟司機一張一張對、一件一件點。


但其實採購每天都會發派車清單,上面明明就寫得很清楚,哪一天、哪一車、送去哪裡、送哪些東西全部都有,但倉管就是沒有依照派車清單去確認,最後司機還是常常漏送、少送,等到廠商反映了,才開始大家一起找東西。


每次問原因,得到的答案也都差不多。


「採購車趟一直改啊。」


「我也不知道最後到底送哪一批。」


但問題是,派車清單就是拿來確認最後版本的啊。


我跟採購常常互看一眼,心裡都是滿滿的問號。我們不是不能接受車趟調整,生產本來就每天都有變數,這些都很正常,但既然流程會變,就更需要有人去確認最後的資訊,而不是直接放棄確認。


我以前一直以為,流程設計好就可以避免很多問題,後來才發現,流程只是工具,真正決定流程有沒有價值的,還是執行的人。如果每個人都只做自己眼前那一步,不願意多確認一下前後的資訊,再完整的制度都還是會一直漏球。


現在我跟採購反而變成革命夥伴,遇到問題就一起想怎麼補漏洞、怎麼降低漏送的機率,畢竟一直抱怨也沒有用,比起一直追究到底是誰的問題,我們更想知道的是,下次怎麼做才能不要再發生。


有時候真的會覺得,不比較就不會有傷害,但也因為這樣,我才慢慢理解,每一間公司的文化都不同,每一套流程也都有自己的歷史背景。與其一直期待別人改變,不如先找到彼此可以配合的方法,至少先把事情做好,再一步一步去推動改善。


畢竟對生管來說,真正重要的從來不是證明誰錯了,而是讓東西準時送到、讓生產順利往下走,只要能少一次漏送、少一次救火,那就已經是很大的進步了。

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